A partire dal 3 giugno 2013 la modalità di accesso all’Ufficio Copie del Tribunale Civile per la richiesta di Copie Autentiche verrà modificata completamente.
La Presidenza del Tribunale in collaborazione con la Commissione Affari Civile del Consiglio ha ultimato lo studio di un progetto che, nella sua realizzazione pratica, e con la possibilità di essere corretto e modificato in corso di attuazione, dovrebbe, snellire i flussi di accesso all’Ufficio Copie e apportare quindi un notevole vantaggio agli utenti in termini di accesso all’Ufficio.
E’ stato verificato che statisticamente la richiesta di copia autentiche “NON URGENTI” costituisce l’80% / 90% di tutte le richieste fatte all’Ufficio e si è pertanto deciso di intervenire inizialmente su questo servizio.
Innanzitutto si distinguerà l’accesso tra cittadini e utenti qualificati (avvocati, praticanti e segretarie). Questi ultimi dovranno utilizzare per accedere, un servizio telematico di “prenotazione online” attraverso un programma predisposto dal Tribunale con Aste Immobili.
Il singolo avvocato dopo essersi registrato sul sito (ovviamente gratuitamente), avrà accesso alla sua parte riservata per prenotare la richiesta del fascicolo, nella stessa pagina dovrà inserire i dati della pratica attraverso la compilazione di campi “a tendina” specificando altresì il numero e la tipologia delle copie da richiedere.
Dopo la prenotazione l’avvocato riceverà una risposta via email (ordinaria) nella quale sarà indicato il giorno in cui si potrà presentare per prendere visione del fascicolo, della sentenza o dell’atto richiesti. I tempi di attesa dovrebbero essere circa di un paio di giorni, ma il progetto tende a consentire la disponibilità degli atti già il giorno successivo alla richiesta, ciò ovviamente compatibilmente con l’orario di richiesta.
Nella email di risposta del Tribunale sarà allegata una ricevuta, un “foglio trilobato” con tutti i dati della pratica richiesta, e l’avvocato (o chi per esso) munito di tale ricevuta potrà recarsi nel giorno indicato presso lo sportello “RITIRI”, senza la necessità di munirsi del numero di prenotazione, dovrà quindi consegnare una delle tre parti della ricevuta per ritirare il fascicolo richiesto. Lo stesso avvocato procederà ad estrarre copia degli atti e, con l’originale degli atti, le copie, le marche per i diritti di copia e la seconda parte della ricevuta, si recherà allo sportello di “RICHIESTA COPIE NON URGENTI”; anche per questa operazione non sarà necessario il numero di prenotazione, in quanto l’addetto allo sportello si limiterà a riconsegnare la ricevuta con il timbro e l’attestazione della data del giorno di ritiro. Il Cancelliere del Tribunale provvederà poi ad autenticare le copie in un secondo tempo in back office. Nel giorno indicato nella ricevuta, l’avvocato si presenterà nuovamente allo sportello “RITIRI” munito della ricevuta e senza fare code ritirerà le copie da lui richieste.
Essendo un progetto in fase di sperimentazione al momento ogni richiesta riguarda un massimo di tre pratiche alla volta.
Per avviare questo progetto Aste Immobile richiede al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati la possibilità di utilizzare i dati dei nostri iscritti (indirizzo dello studio e indirizzo mail) quindi al più presto il Consiglio dell’Ordine invierà richiesta di autorizzazione al trattamento dei dati degli iscritti.
La pratica richiesta resterà disponibile presso lo sportello dell’Ufficio Copie per una settimana, per poi essere riportata in Cancelleria e ove l’avvocato non ne abbia estratto le copie, dovrà riavviare l’iter.